MISE EN PLACE D’UNE SOLUTION DE FULL VOIP

I.           OBJECTIFS

1.   Bénéficiaire

La solution attendue de la présente consultation permettra à tout le personnel de la Compagnie, en poste dans ses bureaux à Lomé de pouvoir communiquer entre eux sans frais. Le staff en poste à Lomé est estimé à deux cent vingt (220) personnes répartis comme suit : deux cent dix (10) personnes au siège et dix (10) autres sur trois (03) résidences interconnectés au siège.

2.   Objectifs globaux et spécifiques

La Compagnie souhaiterait acquérir une solution de VOIP ou TOIP sur un IPBX avec la possibilité d’utiliser des téléphones IP ou soft phones.

Tout le matériel à fournir dans le cadre de ce présent projet doit respecter les normes et les standards d’entreprise et un professionnalisme de rigueur.

En plus de ce qui précède, la solution espérée devra répondre aux contraintes suivantes :

  • Pourvoir la compagnie de soixante-quinze (75) téléphones IP et de deux (02) équipements adaptés à la technologie de Conférence audio et vidéo.
  • Connexion au Centre de Messagerie Interne (Exchange 2016 Ent. et Skype for Business 2016 Ent.).
  • Pouvoir utiliser des soft phones sur différentes systèmes d’exploitation (Windows, Linux, Mac OS).
  • Un IVR : Réceptionniste automatique (automate capable de répondre directement aux appels entrants et de rediriger les appels en fonction des options choisis par chaque appelant).
  • Distribution des appels téléphoniquesentrants ou sortants (07 lignes numériques de Togo Télécom),
  • Distribution des appels par le biais des passerelles GSM (Moov et Togocel)
  • Autorisation et authentification des appels téléphoniques sortants,
  • Gestion des terminaux téléphoniques
  • Gestion des appels en attente
  • Publicité et attente musicale
  • Permettre les appels entre postes internes sans utiliser le réseau public,
  • Programmation des droits d’accès au réseau,
  • Gestion de la ventilation de la facturation par service (taxation).
  • Gestion des conférences téléphoniques par mot de passe (Numéro d’appel et code d’accès)
  • Journalisation des appels.
  • La compagnie gérant une forte clientèle dispose également d’un centre support actuellement en ligne sur internet.  Une intégration de ce centre support avec les fonctionnalités de la VoIP est souhaitée.
  • Centre d’appels téléphoniques à coupler avec un CRM.

Par ailleurs, il est souhaitable que les serveurs proposés soient compatibles 1U / 2U.

Ce projet ne prendra pas en compte le câblage analogique existant desservant l’ancien autocom PABX analogique.

La compagnie exécute actuellement un projet de refonte de son réseau. A cet effet, ce réseau est étendu en sans-fil et nous permettra d’assurer une bonne couverture du réseau sur tous les emplacements de siège et les liaisons vers les résidences.

Il faudra prévoir une haute disponibilité du nouveau système pour gérer les cas d’indisponibilité.

3.    Le RENDU

La Compagnie espérera de l’intégrateur :

  • Un transfert de compétences à l’équipe technique pour le paramétrage, l’administration et l’exploitation de la solution implémentée.
  • Une documentation complète de la solution déployée telle que (sans être exhaustif):
    • La topologie logique et physique détaillée de l’infrastructure implémentée
    • Les guides de déploiement et de configuration de la solution
    • Le manuel utilisateur
    • Le manuel du support technique

II.         PROFIL DES EXPERTS

La compagnie souhaite faire exécuter son projet de VOIP dans les règles de l’art, en suivant les normes et standard en vigueur. Aussi est-elle regardante sur les compétences techniques de l’intégrateur. Ainsi, celui-ci devra prouver de sa compétence par une expérience sur le sujet dans au moins deux (02) entreprises de la taille de la Compagnie.

Le personnel de l’intégrateur affecté à ce projet devra justifier de sa capacité technique par un Curriculum Vitae retraçant son parcours d’ingénieur Système et / ou Réseau et d’une expérience sur le sujet du présent projet.

Entre autre, l’intégrateur devra s’acquitter de toutes les exigences administratives en vigueur au TOGO.

La langue française devra être autant utilisée comme langue de travail oral qu’écrite.

III.       DUREE ET LIEU D’EXECUTION

Le présent projet devra s’exécuter dans un délai de deux (02) mois, à partir de la date d’émission du bon de commande.

Une séance de travail hebdomadaire établira un rapport d’étape sur l’évolution et l’évaluation du projet. Une visite guidée sur les sites sera effectuée de façon hebdomadaire.

Les sites d’implémentation sont les bureaux de la Compagnie à Lomé et ses trois résidences.

Le lieu des briefings et des débriefings sera fixé au siège de la compagnie, sauf avis contraire et/ou ultérieur.

IV.      RECEPTION

A la fin des travaux de l’intégrateur, un rapport global devra être transmis à la compagnie.

La Compagnie sera très à cheval sur la période de Garantie et de Support Technique.

V.        MODALITES DE SOUMISSION

Offre technique

Il contiendra les éléments suivants :

5.1.  Présentation

  • Présentation de la société
  • Présentation générale ;
  • Références de la société (y compris les agréments avec les constructeurs) ;
  • Références de projets similaires (indiquer les références du contact chez le client) ;
  • Composition et références de l’équipe technique ;

5.2.   Pièces administratives

  • Un certificat d’inscription au registre du commerce ;
  • Documents attestant un partenariat avec les constructeurs des matériels et logiciels proposés.

5.3.  Synthèse de l’offre globale (Avis et remarques)

5.4 offre technique (pour chaque matériel et couts des licences par module)

  • Description technique ;
  • Prestations associées (installation, tests, …) ;  
  • Planning prévisionnel d’exécution
  • Garantie et service après-vente;

5.5. Actualisation des offres

Compte tenu des évolutions technologiques du marché des équipements de sécurité, il peut être demandé au soumissionnaire retenu de réviser son offre pour répercuter les évolutions technologiques éventuelles si un délai de six (6) mois s’écoule entre le lancement de l’appel d’offres et l’adjudication définitive du marché.

Offre financière

  • Offre financière (à établir en FCFA)
  • Devis détaillé des équipements ;
  • Offre de base, (prix détaillé de chaque élément) ;
  • Offre pour les options éventuelles des équipements, (prix détaillé de chaque option) ;
  • Coût des autres prestations ;
  • Coût des options ;
  • Frais de transport et d’assurances.